Productivitate

Cum să partajați cu utilizatori externi în SharePoint

Timp de două decenii, SharePoint a fost sistemul de colaborare de bază pentru companiile din întreaga lume. Caracteristicile foarte avansate ale platformei creează un mediu sigur pentru schimbul de informații, înregistrarea datelor și partajarea documentelor.

Cum să partajați cu utilizatori externi în SharePoint

O astfel de caracteristică vă permite să deschideți un fișier SharePoint, chiar dacă nu sunteți un utilizator obișnuit. În acest articol, vom acoperi elementele de bază ale partajării externe - de la modul de partajare cu utilizatori externi la ce tip de fișiere puteți include.

Partajați documente utilizând SharePoint

SharePoint vă permite să stocați și să partajați fișiere utilizând browserul web ales. Este compatibil cu aproape toate motoarele de căutare și dispozitivele. De asemenea, îl puteți sincroniza cu alte servicii de stocare în cloud, cum ar fi OneDrive.

Platforma este potrivită pentru partajarea tuturor tipurilor de formate de fișiere. Interfața este relativ ușor de citit, așa că procesul este destul de simplu. Iată cum să partajați documente folosind SharePoint:

  1. Deschideți browserul și accesați office.com/signin. Conectați-vă cu contul Microsoft folosind adresa de e-mail, numărul de telefon sau profilul Skype. Dacă nu sunteți înscris, faceți clic pe linkul de mai jos pentru a crea un cont.
  2. Derulați prin fișierele dvs. Evidențiați-le pe cele pe care doriți să le împărtășiți. SharePoint vă permite, de asemenea, să selectați foldere întregi. Faceți clic pe butonul „Partajare” din colțul din stânga sus.

  3. Faceți clic pe săgeata în jos pentru a deschide un meniu derulant. Selectați una dintre opțiunile de partajare a linkurilor.

  4. Pentru a permite accesul oricui are linkul, alegeți „Oricine”.
  5. Pentru a partaja fișierul cu colegii tăi, selectați „Persoane din ”.

  6. Dacă doriți să partajați doar anumitor persoane, introduceți numele acestora în câmpul corespunzător.

  7. Dacă doriți să adăugați câteva instrucțiuni suplimentare, puteți scrie un mesaj.
  8. Când ați terminat, faceți clic pe „Aplicați”.

O modalitate mai rapidă de a face acest lucru este să creați un link care să conducă la un anumit fișier. Apoi, puteți atașa adresa URL la un mesaj text sau o puteți copia pe un alt site web. Persoana care primește linkul îl va putea partaja și altor persoane. Iată cum să o faci:

  1. Conectați-vă la contul dvs. pe office.com/signin.
  2. Faceți clic pe fila „Copy Link” din SharePoint.

  3. Alegeți o opțiune de partajare din meniul drop-down. Faceți clic pe „Aplicați” pentru a crea legătura.

  4. Utilizați comenzile rapide de la tastatură CTRL + C și CTRL + V atunci când doriți să copiați/lipiți linkul. De asemenea, puteți face acest lucru făcând clic dreapta pe URL și selectând opțiunile din lista derulantă.

Partajați un site web utilizând SharePoint

SharePoint nu vă limitează la partajarea fișierelor și folderelor. De asemenea, puteți partaja întregul site atât cu utilizatorii externi, cât și cu membrii directorului dvs. Iată cum să o faci:

  1. Conectați-vă la contul dvs. SharePoint.
  2. Faceți clic pe butonul „Partajare site”.

  3. Se va deschide o nouă fereastră. Introduceți numele persoanei sau grupului pe care doriți să îl adăugați pe site. De asemenea, puteți partaja site-ul întregii organizații. Doar introduceți „Toți, cu excepția utilizatorilor externi” în caseta de dialog.

  4. Setați nivelul de permisiune dorit. Puteți permite utilizatorilor să vadă, să editeze sau să gestioneze complet site-ul.

  5. Dacă doriți, puteți atașa un mesaj care conține informații sau instrucțiuni suplimentare.
  6. Faceți clic pe „Partajați” când ați terminat.

Partajați orice folosind echipele SharePoint

Cu echipa SharePoint, tu și colegii tăi poți face schimb de documente, fișiere media și aplicații în mod regulat. Portalul este menit să crească productivitatea și să optimizeze colaborarea la proiect.

În calitate de membru al echipei, puteți accesa toate linkurile către directoare, fișiere și site-uri web relevante de pe pagina de pornire a portalului. De asemenea, puteți utiliza fluxul de activitate pentru a urmări interacțiunile site-ului.

Echipa SharePoint are o filă „Fișiere” cu o gamă largă de funcții. Orice membru poate folosi aceste funcții pentru a edita fișiere partajate și a personaliza portalul. Iată o listă de opțiuni:

  • Accesați funcții suplimentare în secțiunea „Fișier nou”.
  • Sincronizați fișierele cu unitatea locală corespunzătoare.
  • Schimbați vizualizarea pentru a face interfața portalului mai organizată. Sunt disponibile mai multe opțiuni, inclusiv vizualizare Listă, vizualizare Tiles și vizualizare Compact.
  • Eliminați programele malware sau fișierele nedorite sau raportați fișierele suspecte.
  • Încărcați și înregistrați fișiere.
  • Verificați și descărcați fișiere.
  • Rearanjați ordinea fișierelor.

Gestionați setările de partajare pentru invitați SharePoint

Dacă sunteți un administrator global sau un administrator SharePoint, aveți autoritatea de a personaliza setările de partajare pentru întreaga organizație. Aceasta înseamnă că puteți decide nivelul de participare al utilizatorilor invitați pe serverul SharePoint. Există mai multe configurații de partajare din care puteți alege, în funcție de nevoile dvs. Iată cum puteți gestiona setările de partajare pentru invitați:

  1. Deschideți browserul și conectați-vă la contul de administrator.
  2. Deschideți fila „Partajare externă”.

  3. Selectați nivelul de partajare dorit pentru organizația dvs. De obicei, setarea implicită este „Oricine”.

Setările de partajare diferite implică niveluri diferite de acces. Asigurați-vă că alegeți unul care să corespundă tipului de document pe care îl partajați. Iată o detaliere rapidă a fiecărei configurații de partajare:

  • Oricine. Această setare permite utilizatorilor să partajeze linkuri care nu necesită nicio autentificare. Asta înseamnă că îl pot trimite atât oaspeților existenți, cât și celor noi. În calitate de administrator, puteți seta o dată de expirare pentru fiecare link.
  • Noi și oaspeții existenți. Cu această setare, oaspeții trebuie să se conecteze cu contul lor Microsoft pentru a accesa linkul. De asemenea, pot folosi ID-ul de utilizator al școlii sau al companiei. Se datorează faptului că aceste tipuri de linkuri necesită coduri de verificare a identității.
  • Doar oaspeții existenți. În acest fel, veți putea partaja fișiere cu invitații din directorul dvs. Aceasta include pe oricine care v-a acceptat invitațiile în trecut. De asemenea, se referă la invitații pe care i-ați adăugat manual prin Azure B2B sau funcții de colaborare similare.
  • Doar membrii organizației dvs. Dacă doriți să împiedicați utilizatorii externi să vă acceseze directorul, alegeți această setare. Dezactivează funcția de partajare externă și păstrează toate fișierele din organizația dvs.

Dacă dezactivați partajarea externă, apoi o reactivați, invitații cărora le-a fost acordat anterior acces se pot alătura în continuare serverului. Dacă nu doriți ca oaspeții să recâștige accesul la anumite site-uri, trebuie să dezactivați setarea pentru acele site-uri individual.

Întrebări frecvente privind partajarea invitaților SharePoint

Cum activez și dezactiv partajarea externă ori de câte ori am nevoie?

Fișierele pe care le salvați pe serverul SharePoint sunt accesibile tuturor cu permisiunea site-ului. Cu toate acestea, este posibil să doriți să partajați anumite fișiere cu persoane care nu folosesc SharePoint în mod regulat. Acolo intră în joc funcția de partajare externă.

Pentru a activa setarea, trebuie să fiți manager SharePoint în Microsoft 365. Managerii de site nu au autoritatea de a activa sau dezactiva partajarea externă. Iată cum să o faci:

1. Conectați-vă la pagina web a centrului de administrare SharePoint.

2. Navigați la coloana din partea stângă. Alegeți un site din listă.

3. Faceți clic pe cercul de lângă opțiunea de partajare pe care doriți să o activați.

Opțiunile disponibile sunt determinate la nivel de companie. Dacă dezactivați partajarea externă pe un anumit site, orice link pe care le-ați partajat pe acesta nu va mai funcționa.

Ce pot face oaspeții cu documentele mele partajate?

Când partajați un link, puteți determina dacă persoana care îl deschide poate face modificări fișierului. Dacă bifați caseta „Permite modificări”, iată ce pot face alți utilizatori după ce primesc linkul:

• Încărcați și descărcați fișiere și foldere pe server.

• Creați foldere noi și încărcați fișiere noi.

• Eliminați fișierele de pe serverul SharePoint.

• Editați elementele și folderele existente.

• Transferați fișiere dintr-un folder în altul.

• Schimbați numele și formatul unui anumit fișier.

• Partajați linkurile fișierelor cu alte persoane.

Chiar și cu editarea activată, unele lucruri sunt încă interzise. Iată ce nu poate face receptorul:

• Editați sau redenumiți un director rădăcină. Acest lucru este valabil pentru alte foldere cu ierarhie înaltă.

• Deschideți alte foldere de pe serverul SharePoint. Aceștia le pot vedea și edita numai pe cele pe care le-ați distribuit.

• Accesați orice altceva de pe site-ul dvs. SharePoint fără permisiune.

Există, de asemenea, trei setări de partajare disponibile pentru utilizatorii invitați în directorul dvs. Puteți alege oricare dintre următoarele opțiuni:

• Oricine (linkul poate fi accesat fără verificare).

• Oaspeți noi (linkul solicită invitatului să-și verifice identitatea). De asemenea, oaspeții existenți pot accesa aceste linkuri după ce se conectează cu un cont Microsoft.

• Numai oaspeții existenți (partajarea este limitată la oaspeții care sunt deja incluși în directorul dvs.).

• Numai membrii organizației dvs. (niciun invitat extern nu poate accesa linkul).

Ce pot partaja folosind Microsoft SharePoint?

SharePoint acceptă toate tipurile de formate de fișiere. Puteți încărca aproape orice în directorul dvs. fără probleme.

Cu toate acestea, versiunile mai vechi au probleme cu anumite tipuri de fișiere. De exemplu, următoarele extensii sunt complet blocate de pe serverul 2016:

• .asmx

• .asmx

• .svc

• .săpun

• .json

• .xamlx

Din fericire, serverul actual nu are o astfel de limitare. În prezent, nu există formate și extensii care să fie interzise din SharePoint.

Împărtășirea este grija

SharePoint aduce ordine la locul de muncă online. Caracteristicile avansate ale sistemului vă permit să partajați atât fișiere, cât și site-uri întregi în doar câțiva pași simpli.

Există o setare de partajare preferată pentru fiecare situație și tip de link. Administratorii globali și SharePoint pot chiar să activeze partajarea externă și să gestioneze setările pentru invitați pentru întreaga organizație.

Tu și colegii tăi utilizați SharePoint pentru schimbul de fișiere? Există un alt sistem de colaborare pe care îl preferați? Comentează mai jos și împărtășește-ți părerile despre funcția de partajare externă.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found